Avis 50/02

Demande d'avis introduite
par une institution

Une institution interroge la commission de déontologie quant à la transmission de documents par le biais d'Internet. En particulier, l'institution s'interroge sur la possibilité de transmettre des rapports concernant les bénéficiaires de l'aide.

La commission de déontologie a examiné cette demande lors de sa séance du 27 janvier 2003.

La commission se déclare compétente pour rendre avis sur cette demande par référence aux articles 7 et 12 du code de déontologie.

La commission estime que les technologies de communication rapide telles que la télécopie ou la messagerie électronique sont indéniablement en voie d'expansion par rapport aux écrits traditionnellement délivrés par voie postale. Il est donc légitime que le recours à ces outils entre dans les habitudes de travail des professionnels du secteur de l'aide à la jeunesse.

Toutefois, la Commission relève que l'usage des nouvelles technologies suscite des difficultés de divers ordres.

Sur le plan des manipulations. On peut notamment relever, tant pour la télécopie que pour la messagerie électronique, l'envoi à un numéro ou à une adresse erronés. Il n'est pas rare non plus, spécialement pour la télécopie, que des pages manquent, etc.

Sur le plan technique. Certains "providers" ne distribuent pas le courrier électronique avec la diligence escomptée et stockent parfois des messages pendant plusieurs jours sur le serveur principal avant de les distribuer. C'est fréquemment le cas lorsque la connexion Internet est effectuée via une adresse de courrier gratuite. Selon les serveurs, les messages volumineux en taille peuvent ne pas être transmis du tout. Il arrive en pareil cas que le serveur avertisse l'expéditeur de l'impossibilité d'envoyer de tels fichiers attachés, mais il arrive également que l'expéditeur n'en soit nullement averti et pense ainsi de bonne foi que le fichier est bel et bien arrivé à destination. Ces mésaventures sont plus fréquentes avec certains serveurs et à certaines périodes.

Sur le plan des pratiques. La rapidité des nouveaux moyens de communication incitent souvent, à transmettre les informations de plus en plus tard les rapports et les informations aux autorités mandantes. Ce retard est généralement préjudiciable pour une bon traitement de l'information par le destinataire qui est ainsi privé du temps nécessaire pour le recul et l'appréciation. En outre, lorsqu'il a pour effet que des éléments nouveaux sont versés en dernière minute au dossier, il porte atteinte aux droits des bénéficiaires qui ne sont plus en mesure d'effectivement exercer leur droit d'accès au dossier en disposant d'un délai raisonnable.

Sur le plan de la confidentialité. Comme en matière postale, les envois peuvent être adressés par erreur à une personne à qui il n'était pas destiné. Mais, à l'inverse d'un envoi postal, le destinataire peut en prendre connaissance sans devoir ouvrir une enveloppe.

Dans ces conditions, la Commission est d'avis que:

1. L'utilisation de la télécopie ou de la messagerie électronique pour transmettre tout envoi officiel est complémentaire mais ne remplace pas l'envoi postal. Tout envoi réalisé par un de ces moyens doit être confirmé par un envoi postal qui fait foi, notamment en raison de la signature manuscrite.

2. L'utilisation de la télécopie ou de la messagerie électronique ne peut avoir pour effet que les envois ne parviennent plus tardivement aux destinataires.

3. Tout envoi par télécopie d'un rapport confidentiel doit être précédé d'une page de garde reprenant un avertissement du type:

Cet envoi est confidentiel.

Si vous n'êtes pas le destinataire désigné de cet envoi ou une personne autorisée à l'utiliser, toute distribution, copie, publication ou usage à quelques fins que ce soit des informations contenues dans ce message sont interdits.

Merci d'informer immédiatement l'expéditeur par retour de télécopie et de détruire cet envoi.

Tout envoi par messagerie électronique d'un rapport confidentiel doit être établi sur un fichier distinct du message introductif, ce dernier devant comprendre un avertissement du type:

Ce message est confidentiel.

Si vous n'êtes pas le destinataire désigné de ce message ou une personne autorisée à l'utiliser, toute distribution, copie, publication ou usage à quelques fins que ce soit des informations contenues dans ce message sont interdits.

Merci d'informer immédiatement l'expéditeur par messagerie électronique et d'ensuite détruire ce message.

Enfin, concernant plus précisément la messagerie électronique, la Commission rappelle que les fichiers joints au message introductif peuvent facilement être verrouillés au moyen d'un mot de passe qui ne les rendent accessibles qu'aux personnes qui le connaissent. En pareille hypothèse, il suffit qu'il existe un accord entre les expéditeurs et les destinataires pour l'identification par mot de passe et cette initiative pourrait être prise pour l'ensemble du secteur de l'aide à la jeunesse. Il existe également des programmes simples de cryptage des données. Une étude pourrait être menée par l'Administration de l'aide à la jeunesse afin de voir dans quelles conditions de standardisation un seul programme de ce type pourrait être accessible aux institutions du secteur.

Ces deux procédés que sont le mot de passe et le cryptage renforcent considérablement la garantie de confidentialité. Par respect des bénéficiaires, la commission encourage leur usage dans l'échange d'informations confidentielles.